Pe scurt: folosim datele tale ca să îți răspundem, să îți facem oferte, să montăm și să întreținem echipamentele și să respectăm legea (facturare, garanție). Nu vindem datele nimănui și nu îți trimitem reclame.
1. Cine răspunde de datele tale
Operatorul datelor este SYS PRO HVAC S.R.L., CUI RO41079851, nr. de ordine în Registrul Comerțului J12/1936/2019.
- Adresă: Strada Dunării 95, Cluj-Napoca 400593, jud. Cluj
- Telefon: 0740 807 487
- E-mail: office@sys-pro.ro
Responsabil cu protecția datelor (DPO). Nu am desemnat un DPO, pentru că activitatea noastră nu intră în situațiile în care Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD, art. 37) îl cere. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la office@sys-pro.ro.
2. Ce date folosim, de ce și cât timp le păstrăm
Temeiurile legale sunt cele din art. 6 alin. (1) RGPD: a) consimțământul tău, b) încheierea sau executarea unui contract (inclusiv pașii dinaintea contractului, făcuți la cererea ta), c) o obligație legală, f) interesul nostru legitim.
| Situația | Ce date | De ce | Temei | Cât le păstrăm |
|---|---|---|---|---|
| Ne scrii din formularul de pe site | nume, telefon, mesaj. Formularul nu trimite nimic prin site: deschide WhatsApp sau aplicația ta de e-mail cu mesajul completat, iar tu decizi dacă îl trimiți | ca să îți răspundem și, dacă ne ceri, să îți facem o ofertă | b); f) pentru întrebările generale | 12 luni de la ultimul mesaj, dacă nu urmează o lucrare |
| Ceri o ofertă la telefon, pe WhatsApp sau pe e-mail | nume, telefon, e-mail, adresa unde se face lucrarea, detalii și poze ale spațiului (dacă ni le trimiți), mesajele schimbate | evaluare, ofertă, programarea unei vizite | b) | 12 luni de la ultimul mesaj, dacă nu urmează o lucrare |
| Devii client (montaj, service, reparații, fotovoltaice) | nume, telefon, e-mail, adresa lucrării, echipamentul, detaliile lucrării, procesul-verbal de punere în funcțiune, intervențiile ulterioare | executarea contractului, garanție, service | b); c) | pe durata contractului și a garanției, apoi încă 3 ani (termenul general de prescripție) |
| Facturare și contabilitate | nume, adresă, datele firmei (pentru persoane juridice), produsele, serviciile și sumele | obligații fiscale și contabile | c) | 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991) |
| Evidența echipamentelor cu gaze fluorurate (F-gaz) | echipamentul vândut, firma care îl montează, locul montajului | obligația de evidență din Regulamentul (UE) 2024/573 | c) | cel puțin 5 ani |
| Reclamații, garanție, cereri de retragere | datele din cerere și corespondența | ca să le rezolvăm și să putem dovedi cum le-am rezolvat | c); f) | 3 ani de la soluționare |
| Statistici despre vizite (Google Analytics 4, prin Google Site Kit) | identificator aleatoriu din cookie, paginile vizitate, durata vizitei, tipul de dispozitiv și browser, localitatea aproximativă | să vedem ce pagini sunt utile și să îmbunătățim site-ul | a), doar dacă accepți cookie-urile de statistică | cel mult 14 luni în Google Analytics; cookie-urile, cel mult 2 ani |
| Securitatea site-ului (găzduire, Imunify360) | adresa IP, data și ora, pagina accesată, browserul; verificarea anti-robot | protecție împotriva atacurilor și a traficului automat | f) | o perioadă scurtă, stabilită de furnizorul de găzduire pentru jurnalele serverului |
WhatsApp. Dacă ne scrii pe WhatsApp, mesajele trec și prin serviciile WhatsApp (grupul Meta), care le prelucrează după propria politică de confidențialitate. Dacă preferi, ne poți contacta la telefon sau pe e-mail.
Fonturi și imagini. Fonturile și imaginile site-ului sunt găzduite pe serverul nostru, deci nu se încarcă de la alte firme.
Harta. Harta Google Maps de pe unele pagini se încarcă doar după ce accepți cookie-urile de marketing din bannerul de cookie-uri. Până atunci vezi doar o imagine-substitut și nu se transmite nimic către Google.
Nu ești obligat să ne dai date, dar fără un nume și o cale de contact nu îți putem răspunde, iar fără datele de facturare nu putem emite factura. Nu luăm decizii automate despre tine și nu facem profilare.
3. Cui transmitem datele
Transmitem doar datele necesare, numai acestor destinatari:
- găzduirea site-ului: SiteBunker, România;
- e-mail: furnizorul serviciului nostru de e-mail;
- Google Ireland Limited: Google Analytics și Google Maps, doar cu acordul tău;
- contabilitate: firma de contabilitate cu care colaborăm;
- producători, distribuitori și service-uri autorizate: doar pentru rezolvarea unei garanții;
- autorități (de exemplu ANAF, ANPC, instanțe): doar când legea ne obligă.
Furnizorii care lucrează pentru noi (găzduire, e-mail, contabilitate) folosesc datele numai după instrucțiunile noastre, pe bază de contract.
4. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Google și Meta (WhatsApp) pot transfera date în SUA. Aceste transferuri se bazează pe decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework, 10 iulie 2023) și pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisie. Ceilalți destinatari prelucrează datele în România sau în Uniunea Europeană.
5. Drepturile tale
Ai dreptul:
- să afli ce date avem despre tine și să primești o copie (acces);
- să ceri corectarea datelor greșite (rectificare);
- să ceri ștergerea datelor, când nu mai avem un motiv legal să le păstrăm;
- să ceri restricționarea prelucrării;
- să primești datele într-un format electronic uzual sau să le trimitem altcuiva (portabilitate);
- să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim;
- să îți retragi oricând consimțământul (de exemplu, pentru cookie-urile de statistică), fără să fie afectat ce s-a făcut înainte.
Ne scrii la office@sys-pro.ro, ne suni la 0740 807 487 sau ne trimiți o scrisoare la adresa de mai sus. Răspundem gratuit, în cel mult o lună. Pentru cereri complexe putem prelungi termenul cu încă două luni, dar te anunțăm. Dacă nu suntem siguri cine face cererea, îți putem cere să confirmi identitatea.
6. Plângere la autoritate
Dacă ești de părere că ți-am încălcat drepturile, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):
- B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București
- Telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212
- E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
- Site: www.dataprotection.ro (secțiunea „Plângeri”)
Te poți adresa și instanței. Ne-ar ajuta însă să ne scrii întâi nouă, ca să încercăm să rezolvăm direct.
7. Cum protejăm datele
Site-ul folosește conexiune criptată (HTTPS), iar serverul este protejat de sistemul de securitate Imunify360. Accesul la date îl au doar persoanele din firmă care au nevoie de ele pentru a te servi.
8. Modificări
Când schimbăm această politică, actualizăm data de sus. Dacă schimbarea este importantă, o anunțăm vizibil pe site. Cookie-urile sunt descrise în Politica de cookie-uri.